JAV rinkoje dirbanti „FileInvite“ lapkričio 3 d. paskelbė apie iš esmės atnaujintos dokumentų surinkimo platformos pristatymą. Ji skirta sudėtingiems verslo ir nekilnojamojo turto kreditams, kurių dokumentus vienu metu tvarko bankai, tarpininkai, teisininkai ir kiti specialistai. Bendrovė dokumentų automatizavimo sprendimus kūrė ir anksčiau, todėl naujiena – platesnis kelių organizacijų darbo vienoje sistemoje palaikymas, o ne pirmoji skaitmeninio dokumentų surinkimo idėja.
Vienas paskolos dokumentų rinkinys kelioms įstaigoms
Anksčiau paskolos gavėjui kartais tekdavo tą patį dokumentą siųsti kelis kartus skirtingiems dalyviams. Nauja bendrinimo funkcija leidžia kelioms įstaigoms matyti tą pačią užklausą, pateiktus failus ir jų peržiūros būseną. Kartu fiksuojama, kas ir kada atliko veiksmą. Platforma taip pat siūlo automatinius priminimus, dokumentų klasifikavimą ir periodinių užklausų planavimą, kai kredito sutartis jau galioja.
Verslo mechanizmas remiasi paslaugos teikimu organizacijoms, kurioms svarbus tikslus dokumentų apsikeitimas ir atsekamumas. Klientai perka ne vien failų saugyklą, o administravimo procesą. Svarbiausia nauda gali būti greitesnis paskolos parengimas ir mažiau rankinio darbo. Vis dėlto rezultatus būtina vertinti atsargiai: bendrovės nurodomas 64 procentų greitesnis dokumentų surinkimas nėra šiame pranešime pateiktas kaip nepriklausomas visų klientų tyrimas.
Ką toks sprendimas galėtų pakeisti Lietuvoje?
Lietuvoje ši technologijos kryptis aktuali verslo finansavimo tarpininkams, bankams ir NT projektų skolintojams. Tačiau JAV SBA paskolų taisyklės čia tiesiogiai netaikomos, todėl straipsnio tikslas nėra teigti, jog lietuviškas procesas identiškas amerikietiškam. Vietoje to verta ištirti, kiek kartų tas pats dokumentas renkamas, kas atsakingas už jo saugų perdavimą ir kiek laiko užtrunka suderinti visus patvirtinimus.
Dokumentų saugumas ir patvirtinimo istorija
Paskolos byloje gali būti banko išrašų, akcininkų, pajamų ir įkeičiamo turto duomenų. Todėl nepakanka patogaus dokumentų įkėlimo mygtuko. Paslaugos tiekėjas privalo užtikrinti teisių kontrolę, veiksmų žurnalą, duomenų saugojimą, šifravimą bei galimybę įrodyti, kas ką peržiūrėjo. Tokios funkcijos dažnai lemia, ar bankas apskritai gali pirkti programinę paslaugą. Pradinių diegimo darbų kaštai čia gali būti didesni nei pačios prenumeratos kaina.
Kaip pamatuoti dokumentų administravimo sąnaudas?
Net ir neturint prieigos prie jautrių banko duomenų galima ištirti dokumentų rinkimo proceso logiką. Pakanka suskaičiuoti, kiek kartų klientui tenka įkelti tą patį failą, kiek pranešimų siunčiama dėl trūkstamų priedų ir kiek laiko užtrunka viena bylos peržiūra. Reikėtų įtraukti ir teisines išlaidas, jeigu dokumento kilmę tenka įrodinėti vėliau. Kartu technologinė platforma gali mažinti klientų nepasitenkinimą, nors tokį pokytį įvertinti sudėtingiau nei darbo valandas. Lietuviškos finansinių technologijų įmonės galėtų kurti atskirus nišinius sprendimus, tačiau konkurencinis pranašumas priklausytų nuo pasitikėjimo, integracijų ir atitikties reguliavimui, ne nuo gražaus dokumentų įkėlimo ekrano.
Svarbus ir klientų patirties aspektas. Jei verslininkas priverstas atskirai registruotis keliolikoje sistemų, skaitmenizacija gali tik padidinti painiavą. Bendros aplinkos vertę būtų naudinga tikrinti pagal pakartotinių užklausų skaičių bei pirmu bandymu teisingai pateiktų dokumentų dalį. Tokius rodiklius galima matuoti neatskleidžiant asmeninės finansinės informacijos.
„FileInvite“ vadovas Jamesas Sampsonas bendrovės pranešime aiškina, kad paskolos dokumentų rinkimo iššūkis kyla ne vien dėl failų saugojimo: kelios organizacijos dažnai atskirai prašo tų pačių dokumentų. Bendrovė siekia pakeisti šį procesą bendra užklausų ir patvirtinimų seka. Paskelbti platformos galimybių aprašymai nėra nepriklausomai išmatuotas visų jos klientų rezultatų patvirtinimas.
Šaltiniai: „FileInvite“ / PR Newswire.