Airijos įmonė „FlowForma“ lapkričio 4 d. pranešė, kad jos procesų automatizavimo sistema gali būti pasiekiama per „Claude“, „ChatGPT“ ir „Microsoft Copilot“. Naudotojas gali aprašyti norimą darbo eigą žodžiais, o programinė įranga padeda sukurti struktūrizuotą procesą. „FlowForma“ nėra naujai sukurta įmonė – ji veikia nuo 2012 metų; naujiena yra nauja prieiga ir integracija su populiariais DI asistentais.
Kaip „FlowForma“ sujungia pokalbį su vykdomu procesu
Įmonių darbas dažnai susideda iš pasikartojančių etapų. Pavyzdžiui, darbuotojas pateikia pirkimo prašymą, vadovas jį patvirtina, finansų skyrius patikrina biudžetą ir tik tada išsiunčiamas užsakymas. Kai šie žingsniai vyksta el. paštu, atsiranda užstrigusių užklausų, neaiškios atsakomybės ir sunkiai randamų sprendimų. Procesų automatizavimo platforma gali apibrėžti taisykles, priskirti užduotis ir palikti audito pėdsaką.
DI šiuo atveju padeda aprašymą paversti technine darbo eiga, bet pats kalbinis modelis neturėtų be kontrolės vykdyti piniginių ar teisiškai jautrių veiksmų. „FlowForma“ teigimu, procesai vykdomi jos valdomoje aplinkoje su leidimais ir valdymo mechanizmais. Tiekėjui tai yra būdas padidinti esamos prenumeruojamos programinės įrangos vertę, o klientui – sumažinti kliūtį pradėti automatizavimo projektą. Konkrečios naudojimo sąnaudos priklauso nuo sutarties ir sistemos konfigūracijos.
Pritaikymas Lietuvos įmonių darbo eigoms
Lietuvos įmonės tokį principą galėtų taikyti sąskaitų derinimui, personalo prašymams, sutarčių tikrinimui ar vidiniams užsakymams. Vis dėlto būtina iš anksto numatyti duomenų saugojimo vietą, prieigos teises, asmens duomenų apsaugą, klaidų taisymo procedūrą ir žmogaus patvirtinimo taisykles. Automatizuoti neteisingą procesą taip pat galima labai greitai, todėl prieš diegimą svarbu suprasti, kodėl kiekvienas žingsnis egzistuoja.
Duomenų kontrolė ir įdiegimo išlaidos
DI sukurti proceso juodraštį gali būti greita, bet dar reikia patvirtinti, kam leidžiama matyti duomenis, kas atsakingas už klaidingą sprendimą ir kaip procesas integruojamas su apskaitos sistema. Automatizavimas gali sumažinti administravimo sąnaudas tik tada, kai darbų apimtis pakankama padengti šias pradines išlaidas. Mažai įmonei, kuri kas mėnesį patvirtina vos penkias sąskaitas, sudėtinga platforma gali būti ekonomiškai neproporcinga.
Kokių klaidų išvengti automatizuojant?
Pirmoji klaida – automatizuoti procesą, kuriame nėra aiškaus sprendimo savininko. Antroji – manyti, kad DI parašytas darbo eigos aprašymas jau savaime yra teisiškai ir finansiškai tinkamas. Trečioji – neįtraukti darbuotojų, kurie kasdien vykdo užduotis. Mažoje įmonėje kartais užtenka paprastos formos ir kelių automatinių priminimų; didelėje organizacijoje gali būti reikalinga plati sistema su keliomis kontrolės pakopomis. Prieš perkant verta išmėginti vieną dažną, mažos rizikos procesą ir suskaičiuoti sutaupytą laiką. Jeigu bandymo metu darbuotojai nuolat taiso neteisingai parengtas užduotis, automatizavimo nauda dar nėra įrodyta. Tokia blaivi patikra svarbi labiau nei skambi kalbinio modelio integracija.
Šio verslo pajamų mechanizmą galima vertinti ir iš tiekėjo pusės. Jeigu klientas pats lengviau susikuria procesus, programinės įrangos bendrovė gali aptarnauti daugiau organizacijų be tokios pat konsultantų komandos plėtros. Tačiau klientų aptarnavimas ir integracijų priežiūra niekur nedingsta. Mažesnė diegimo kliūtis savaime negarantuoja didesnio pelno.
Šaltiniai: „FlowForma“.