Kodėl Excel‘io nebepakanka augančiai įmonei? 

Daugelis įmonių savo finansų ar personalo procesus pradeda valdyti paprastai – naudojant skaičiuokles. Tai natūralu: pradžioje verslas yra mažesnis, procesų nedaug, o sprendimai turi būti greiti ir nebrangūs. Tačiau įmonei augant, didėjant darbuotojų skaičiui ir operacijų apimtims, skaičiuoklės dažnai tampa ne pagalbininku, o kliūtimi efektyviam darbui. 

Reklama

Ekspertai pastebi, kad būtent šiuo etapu daugelis organizacijų pradeda ieškoti pažangesnių verslo valdymo sprendimų, kurie leidžia centralizuoti duomenis ir automatizuoti procesus. 

Informacija išsibarsto skirtinguose failuose 

Vienas dažniausių iššūkių dirbant su „Excel“ – informacijos fragmentacija. Finansų duomenys, darbuotojų informacija, biudžetai ar ataskaitos dažnai laikomi skirtinguose failuose, kuriuos tvarko keli darbuotojai. 

Dėl to atsiranda problemų: 

• sunku užtikrinti, kad visi dirba su naujausia dokumento versija; 
• padidėja klaidų tikimybė; 
• sudėtinga greitai rasti reikiamus duomenis. 

Kai įmonė plečiasi, tokia situacija gali lemti ne tik neefektyvų darbą, bet ir netikslius finansinius sprendimus. 

Rankinis darbas užima vis daugiau laiko 

Skaičiuoklės dažnai reikalauja daug rankinio darbo: duomenų suvedimo, kopijavimo, formulių tikrinimo ar ataskaitų rengimo. Iš pradžių tai gali atrodyti kaip nedidelė administracinė užduotis, tačiau didėjant duomenų kiekiui šie procesai tampa vis sudėtingesni. 

Finansų ar personalo specialistai didelę darbo dalį pradeda skirti ne analizei ar strateginiams sprendimams, o techniniams veiksmams. Automatizuotos verslo valdymo sistemos leidžia šiuos procesus supaprastinti ir sutaupyti nemažai laiko. 

Didesnė klaidų rizika 

„Excel“ formulės ir rankinis duomenų įvedimas yra viena dažniausių klaidų priežasčių. Net ir nedidelė formulės ar langelio klaida gali turėti įtakos visai finansinei ataskaitai. 

Augančiose įmonėse, kuriose operacijų ir duomenų kiekis nuolat didėja, tokia rizika tampa dar didesnė. Todėl vis daugiau organizacijų siekia naudoti sistemas, kurios automatiškai tikrina duomenų vientisumą ir sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę. 

Sudėtinga matyti bendrą verslo vaizdą 

Vadovams svarbu greitai matyti aktualią informaciją: įmonės finansinius rodiklius, sąnaudų struktūrą, darbuotojų duomenis ar kitus veiklos rodiklius. 

Kai duomenys saugomi skirtinguose „Excel“ failuose, jų sujungimas ir analizė gali užtrukti. Tai reiškia, kad sprendimai dažnai priimami remiantis ne realaus laiko, o pasenusiais duomenimis. 

Modernios verslo valdymo sistemos leidžia visą informaciją matyti vienoje platformoje ir generuoti ataskaitas realiuoju laiku. 

Kada verta ieškoti kito sprendimo? 

Yra keli aiškūs ženklai, kad įmonei jau gali prireikti pažangesnių sprendimų: 

• įmonėje dirba vis daugiau darbuotojų; 
• finansų ar personalo duomenys laikomi keliuose skirtinguose failuose; 
• ataskaitų rengimas užima daug laiko; 
• dažnai kyla klausimų, kuri dokumento versija yra naujausia; 
• vadovams trūksta greitos ir patikimos informacijos apie įmonės veiklą. 

Tokiose situacijose vis dažniau pasirenkamos integruotos verslo valdymo sistemos, kurios padeda automatizuoti finansų, apskaitos ir personalo procesus bei sumažinti administracinę naštą. 

Skaitmenizacija – natūralus augančio verslo etapas 

Skaičiuoklės išlieka naudingas įrankis daugeliui kasdienių užduočių, tačiau augančiai įmonei dažnai prireikia daugiau – centralizuotų duomenų, automatizuotų procesų ir greitai pasiekiamos analitinės informacijos. 

Todėl vis daugiau organizacijų žengia kitą žingsnį ir renkasi specializuotas verslo valdymo sistemas, kurios leidžia ne tik efektyviau valdyti procesus, bet ir priimti tikslesnius, duomenimis pagrįstus sprendimus. Viena iš tokių organizacijų, apimanti tiek žmogiškųjų išteklių valdymą, tiek finansų apskaitą – tai Edrana Baltic. Įmonės sprendimai padeda efektyvinti svarbiausius procesus bei taupyti išteklius.