„Silensis“: atleiskite nereikalingą darbą, o ne žmones

Įmonės augimo galimybių dažnai ieško naujose rinkose, investuodamos ar samdydamos darbuotojus. Tačiau dalis potencialo slypi jau esamoje komandoje, kurios nemažai laiko atima pasikartojančios administracinės užduotys. Pasitelkus dirbtinį intelektą (DI), peržiūrėjus procesus ir išmokius darbuotojus naudotis naujais įrankiais, su ta pačia komanda galima nuveikti gerokai daugiau.

Reklama

„Pardavėjas grįžta iš susitikimo su klientu, tačiau, užuot ruošęs kitą sandorį, pildo ataskaitas, veda duomenis į sistemas ir atlieka kitus administracinius darbus. Tuo metu gamybos vadovas rengia pamainų suvestines, projekto vadovas ieško dokumentų, o finansų specialistas renka informaciją sąskaitoms išrašyti. Visi užsiėmę, tačiau šios pasikartojančios užduotys atima laiką, kurį būtų galima skirti didesnę vertę kuriančiai veiklai. Tai rodo, kad užimtumas ir verslo augimas nėra tas pats“, – sako „Silensis“ vadovas Marius Šilenskis.

Technologijų bendrovės „Salesforce“ 2026 m. paskelbtas tarptautinis tyrimas „State of Sales“ parodė, kad pardavėjai 60 proc. savo darbo laiko skiria ne tiesioginiams pardavimams, o kitoms veikloms, tarp kurių – duomenų suvedimas, pasiūlymų rengimas, planavimas, informacijos paieška ir kitos pagalbinės užduotys.

Nors Baltijos šalys į tyrimą nebuvo įtrauktos, jo rezultatai rodo, kad panaši tendencija vyrauja įvairiose šalyse. Tad natūraliai kyla klausimas: kiek išaugtų įmonių pardavimai, jei dalį rankinio administravimo perimtų technologijos, o darbuotojai daugiau laiko skirtų klientams?

Nematomas mokestis už įmonės augimą

„Silensis“ valdybos pirmininko Ričardo Čepo teigimu, įmonei augant atsiranda vis daugiau papildomų procedūrų: dar viena ataskaita, dar vienas patvirtinimas ar nauja sistema. Kiekvienas sprendimas atskirai gali būti pagrįstas, tačiau ilgainiui jų visuma tampa sudėtinga darbo tvarka, kurios niekas nebeperžiūri.

„Darbuotojas tampa jungtimi tarp nesusikalbančių sistemų: skaito laiškus, perkelia duomenis iš vienos lentelės į kitą, tikrina informaciją ir apie atliktas užduotis praneša kolegoms. Tokio darbo sąnaudos paprastai pasislepia atlyginimų eilutėje, tačiau tikroji jo kaina dažnai būna didesnė: klientas, kuriam nebuvo paskambinta, pavėluotas pasiūlymas ar laiku nepastebėtas maržos sumažėjimas“, – vardija R. Čepas.

Pasak jo, taip susidaro savotiškas mokestis už augimą: daugėjant užsakymų, augant pajamoms, auga ir administracinis krūvis, sąnaudos, todėl tenka samdyti papildomus žmones. Vis tik DI ir pasikartojančių užduočių automatizavimas gali sumažinti rankinio darbo apimtį, ta pati komanda gali aptarnauti daugiau klientų, įvykdyti daugiau užsakymų ir prisidėti prie verslo augimo nedidinant darbuotojų skaičiaus.

Kai žmonėms nebereikia dirbti robotais

Pasak M. Šilenskio, didmeninėje prekyboje DI sprendimai gali automatiškai patikrinti prekių kainas, likučius, klientui taikomas sąlygas ir pagal šiuos duomenis parengti pasiūlymo projektą. Pardavėjui lieka jį peržiūrėti, pritaikyti kliento poreikiams ir susitarti dėl bendradarbiavimo. Būtent tam įmonė jį ir samdė.

Pasak „Silensis“ vadovo, vienoje gamybos įmonėje, pertvarkius gamybos planavimą ir pritaikius DI sprendimus, gamybos apimtys išaugo 45 proc. Pokyčiai apėmė rankinio duomenų suvedimo ir planavimo klaidų mažinimą, aiškesnę darbo tvarką bei efektyvesnį turimų išteklių panaudojimą

„Svarbu ir tai, kad aiškiai apibrėžtas procesas mažiau priklauso nuo darbuotojo. Jei žmogus išeina, planavimo eiga ir sukaupta informacija lieka sistemoje, todėl komandai lengviau tęsti darbą. Be to, sumažėja rankinio duomenų suvedimo ir klaidų taisymo, tad darbuotojai gali daugiau dėmesio skirti gamybos organizavimui“, – aiškina „Silensis“ vadovas.

Panašius principus galima pritaikyti ir kitose srityse. Pavyzdžiui, statybose projekto vadovas gali tikrinti pagal darbų įrašus, nuotraukas bei tabelius DI jau parengtas suvestines ir daugiau laiko skirti darbų organizavimui, rangovams ar problemoms objekte spręsti. Logistikoje automatiškai surinkta informacija apie pristatymų eigą leidžia dispečeriui susitelkti į vėlavimus ir nenumatytas situacijas.

NT valdyme automatizavus nuomininkų užklausų administravimą daugiau laiko lieka pastatų priežiūrai ir santykiams su nuomininkais. Finansų ir profesinių paslaugų srityse automatizavus dokumentų surinkimą, tikrinimą ir versijų palyginimą specialistai gali daugiau dėmesio skirti sudėtingiems atvejams ir klientams.

„Silensis“ taip pat yra padėjusi ne vienai įmonei automatizuoti buhalterinius procesus – sąskaitų surinkimą, duomenų suvedimą ir perkėlimą tarp sistemų. Pasak M. Šilenskio, paprastai šie darbai užima daugybę valandų, kurių vadovai dažnai neskaičiuoja.

„Visus šiuos pavyzdžius vienija tas pats principas: technologijoms perėmus „robotiškas“ užduotis, darbuotojų žinias ir patirtį galima panaudoti ten, kur jos kuria daugiausia vertės“, – pabrėžia M. Šilenskis.

Sutaupytos valandos dar nėra pelnas

R. Čepas pastebi, kad kalbant apie DI naudą dažnai skaičiuojama, kiek minučių pavyko sutrumpinti vieną ar kitą užduotį, ir šis laikas iškart paverčiamas sutaupytais eurais. Tačiau darbuotojo atlyginimas nuo to nesumažėja, o įmonės pajamos savaime nepadidėja – tam reikia aiškaus plano.

„Jeigu 20 pardavimo vadybininkų kasdien po dvi valandas tikrintų kainas, likučius, rengtų pasiūlymus ir suvestų duomenis, per 20 darbo dienų tam būtų skirta 800 valandų – tai yra penkių visu etatu dirbančių žmonių mėnesio darbo laikas. Jei automatizavus dalį užduočių jų atlikimo ir patikros laikas sutrumpėtų iki pusvalandžio per dieną, komanda atgautų 600 valandų per mėnesį – beveik keturių darbuotojų darbo laiką. Jį būtų galima skirti naujiems klientams ar užstrigusiems sandoriams“, – skaičiuoja „Silensis“ ekspertas.

Vis tik jis pabrėžia, kad tai yra tik skaičiavimo pavyzdys – papildomi pardavimai savaime neatsiras. Vienose įmonėse pokyčio naudą rodys daugiau užsakymų, kitose – mažiau broko ar greičiau išrašomos sąskaitos. Svarbu matuoti rezultatą, įvertinus ir technologijų diegimo, priežiūros bei patikros sąnaudas.

„DI gali padėti vertinti ir sandorių pelningumą, surinkdamas informaciją apie nuolaidas, pristatymo išlaidas bei atsiskaitymo sąlygas. Pavyzdžiui, 30 mln. eurų metinės apyvartos įmonės veiklos pelno maržai padidėjus nuo 3 iki 4 proc., esant tai pačiai apyvartai, metinis veiklos pelnas išaugtų 300 tūkst. eurų, t. y. trečdaliu“, – pasakoja R. Čepas.

Nauji įrankiai reikalauja naujos darbo tvarkos

„Silensis“ vadovas pabrėžia, kad įsigyti DI įrankius yra paprasčiau nei pakeisti įmonės darbo tvarką. Jeigu darbuotojas turi naudoti naują technologiją, bet kartu vykdyti visas ankstesnes procedūras, jo darbo krūvis gali netgi padidėti. Todėl diegiant DI reikia peržiūrėti nusistovėjusią darbo tvarką, kitaip nauji įrankiai tik pagreitins pačią biurokratiją, užuot iš tiesų palengvinę darbą.

„Pokytį verta pradėti nuo pačių darbo procesų peržiūros: paklauskite savo komandos, kokio pasikartojančio darbo atsisakę jie galėtų daugiau nuveikti dėl klientų ir įmonės augimo. Tada įvertinkite, ką automatizuoti, o kur dar reikalingas žmogaus sprendimas. Taip paaiškės, nuo kokių pokyčių pradėti“, – sako M. Šilenskis.

Pasak jo, nustačius prioritetus, darbuotojams reikia suteikti tinkamus įrankius, išmokyti jais naudotis ir aiškiai apibrėžti naujas atsakomybes. Vadovai taip pat turi sudaryti sąlygas atsisakyti nebereikalingų ataskaitų ar patvirtinimų, kad pokytis neliktų tik „popieriuje“.

„Tokiu principu dirbame ir mes: kartu su įmonių komandomis peržiūrime procesus, pritaikome DI sprendimus ir mokome juos naudoti kasdien. Įmonės augimas nebūtinai turi prasidėti nuo naujų darbuotojų samdymo. Kartais pakanka suteikti daugiau galimybių tiems, kurie joje jau dirba. Atleiskite nereikalingą darbą, ne žmones. Leiskite jiems auginti verslą“, – akcentuoja „Silensis“ vadovas.

Apie „Silensis“

„Silensis“ – 2024 m. įkurtos bendrovės „Silotech“ prekės ženklas, padedantis įmonėms pritaikyti dirbtinį intelektą (DI) savo veikloje. Jo paslaugos apima verslo strategijos formavimą, pasirengimą pokyčiams, DI sprendimų kūrimą, diegimą bei jų teikiamos naudos vertinimą.

Nuotraukos: „Silensis“.

Šaltiniai: „Silensis“; Salesforce – State of Sales.