Lietuvių startuolio patirtis: susirinkimai – naudingas įrankis, kai žinai, kaip juo naudotis

COVID-19 pandemija kardinaliai pakeitė beveik viso verslo pasaulio kasdienybę: pereita prie nuotolinio darbo, į nuotolį persikėlė ir įprastas bendravimas. Tačiau vienas dalykas nekinta – bendrovėse vis dar vyksta susirinkimai, sulaukiantys nevienareikšmiškų vertinimų. Lietuviško startuolio „Omnisend“ komandos nėra linkusios visiškai atsisakyti susirinkimų, tačiau pasilieka tik prasmingiausius. Laiko planavimo konsultantai pataria: efektyvių susitikimų raktas – kruopštus pasiruošimas.

Reklama

Pernai Lietuvos metų startuoliu paskelbtos marketingo automatizavimo platformos „Omnisend“ produkto direktorius Andrius Jegelevičius teigia, kad praktiškai kiekviena organizacija ieško būdų, kaip padidinti veiklos efektyvumą. Tai galioja ir įvairaus pobūdžio susitikimams.

„Esu vidurinės grandies vadovas, todėl tiek man, tiek ir panašią poziciją užimantiems kolegoms tenka svarbios atsakomybės: užtikrinti tinkamą informacijos sklaidą, sprendimų priėmimą. Galų gale, turime rūpintis savo darbuotojais, juos motyvuoti ir ugdyti, ir tai daryti pasitelkdami efektyvias priemones, tarp kurių – ir įvairaus pobūdžio susitikimai bei susirinkimai“, – sako A. Jegelevičius.

Susirinkimai – (ne)atgyvena?

Dalis organizacijų susirinkimų klausimu imasi eksperimentų. Pavyzdžiui, pasaulyje populiari el. komercijos platforma „Shopify“ šių metų pradžioje nusprendė jų visai atsisakyti. Praėjus mėnesiui, šis sprendimas įmonei, kurioje dirba per 10 tūkst. darbuotojų, ir visi – nuotoliniu būdu, leido sutaupyti per 322 tūkst. valandų. Be to, bendrovėje taikoma „jokių susirinkimų trečiadieniais“ politika, kurios laikosi apie 85 proc. darbuotojų.

Paklaustas, ką mano apie įmonių ir organizacijų bandymus visiškai ar iš dalies eliminuoti susirinkimus, „Omnisend“ atstovas teigia, jog tokie sprendimai nors ir atrodo patraukliai, nebūtinai yra tvarūs.

„Man yra žinoma, kad ne viena bendrovė bandė diegti dienas be susitikimų ar jų išvis atsisakė – tai, be abejo, padidino trumpalaikį efektyvumą. Tačiau susitikimai vis tiek atlieka svarbią funkciją įmonėje, ir be jų bet kurioje organizacijoje būtų sunku užtikrinti teisingus sprendimus“, – mano specialistas.

Tęsdamas savo mintį, A. Jegelevičius pasakoja, jog tinkamą informacijos sklaidą užtikrinti galima ir kitais būdais, tačiau jie nebūtinai bus efektyvūs ir greiti. Todėl susirinkimai, ypač – komandos lygmenyje, yra reikalingi.

„Produktyvūs susitikimai yra efektyvi komunikacijos forma, jų metu galima pasidalinti kontekstu, padiskutuoti. Elektroniniai laiškai yra vienpusė komunikacija – siųsdami laišką negalime būti tikri, kad jį skaitantis žmogus supras informaciją taip, kaip norėjome, kad jam užteks pateikto konteksto. Vienodo konteksto neturėjimas gali tapti problema, ypač tai aktualu komandoms didesnėse organizacijose“, – pastebi „Omnisend“ produkto direktorius.

Susirinkimas susirinkimui – nelygu

Kiekvienas, bent kartą dalyvavęs kokiame nors susirinkime, gali paliudyti, jog ne visi jie būna įdomūs, prasmingi ar netgi reikalingi. Neretas galėtų teigti, kad į susirinkimą buvo pakviestas netyčia arba tik dėl to, jog liepė vadovas ir pan. Pasak atstovo iš 2022 m. Lietuvos metų startuolio, tokią nedėkingą situaciją išspręstų vos keli klausimai.

„Ar tikrai visi suprantame, kodėl čia susirinkome ir ar tikrai mums verta čia būti? Net jei susitikimas ar susirinkimas jau prasidėjo, šiuos klausimus tikrai galima užduoti renginio organizatoriui. Būdami sąmoningi, o ne plaukdami pasroviui galėsime atsirinkti tai, kas svarbiausia, kas sukurs daugiausiai vertės“, – tikina A. Jegelevičius.

Pagrįsdamas susirinkimų būtinybę, „Omnisend“ produkto direktorius teigia, jog iki šiol dar niekas nerado tokio būdo, jog organizacija, ypač, kai joje ieškoma naujų sprendimų, vyksta pokyčiai, judėtų pirmyn nedarydama vienokio ar kitokio pobūdžio susitikimų.

„Daugybė problemų slypi komunikacijos nebuvime, o susirinkimai ir turėtų užtikrinti darbuotojų bendravimą ir susibendravimą. Nereikia tokių susitikimų, kuriuose žmonės dalyvauja „iš reikalo“. Mes skatiname kolegas aktyviai dalyvauti susitikimuose, kuriuose jie mato prasmę, ir pasitikime jų gebėjimu atsirinkti, kurie susitikimai yra tokie. Nėra vieno recepto, tinkamo visiems. Savo organizacijoje ieškome efektyvesnių būdu gerinti komunikaciją ir susitikimų optimizavimas tam irgi svarbus. Jų rengiame tiek, kiek būtina – nei daugiau, nei mažiau, tačiau tai – nuolatinis procesas“, – pabrėžia A. Jegelevičius.

Patarimai efektyviems susirinkimams – iš laiko planavimo ekspertų

Susitikimų formų yra įvairių: ataskaitiniai, savaitiniai, informaciniai, idėjų generavimo ir kt. Kiekviena jų turi išskirtinumų, tačiau, kaip pasakoja laiko planavimo ekspertė, konsultacijų bendrovės „Planas gyvenimas“ įkūrėja ir vadovė Dovilė Daugvilaitė-Zubcovė, egzistuoja tam tikros bendrosios taisyklės.

„Pirmiausia, reikėtų vengti žiovaujančių žmonių – tiesiogine ir perkeltine prasmėmis. Jeigu dalyviai, kuriuos kviečiate, negalės įsitraukti arba neturės, ką pasakyti, jų susitikimo pakvietime neturėtų būti. Išimtis taikoma nebent formaliems, informaciniams ar panašaus pobūdžio susirinkimams, kurie skirti visiems organizacijos nariams“, – sako D. Daugvilaitė-Zubcovė.

Prieš organizuojant susitikimą taip pat siūloma bent kelis kartus užduoti sau klausimą, ar norimas renginys yra būtinas, ar, visgi, reikalingą informaciją galima perduoti ir kitais būdais, pavyzdžiui, aiškiai struktūruotu elektroniniu laišku arba kita forma.

Jei nusprendžiama rengti susitikimą, svarbiausi darbai vyksta dar iki jam prasidedant: pasiruošimas, rolių suskirstymas, darbotvarkės parengimas ir pranešimas apie planuojamą įvykį iš anksto. Laiko planavimo ekspertės teigimu, nepadarius namų darbų, netikslinga ir organizuoti susitikimą.

„Visi, dalyvaujantys susitikime, turi žinoti, dėl ko jie ateina ir kokie jų vaidmenys. Kiekvienas turi atitinkamai pasiruošti šiam įvykiui, jei to reikalaujama: išsiųsti medžiagą, parengti dalį turinio, pasiruošti daryti užrašus. Pasibaigus renginiui reikia užfiksuoti tai, kas buvo nuspręsta ir apie rezultatus bei priimtus sprendimus informuoti dalyvius“, – paaiškina specialistė.

Ji atkreipia dėmesį ir į kai kurių organizacijų taikomą praktiką, jog būtina rūpintis ne tik savo, bet ir kitų laiku. „Palikite kolegoms pakankamos trukmės pertraukas iki kito susitikimo – penkių minučių gali ir neužtekti. Kai kurios organizacijos yra įvedusios taisyklę rengti ne ilgesnius kaip 45 minučių trukmės susitikimus, kai kiekvienas jų gali prasidėti tik lygiai kurią nors valandą, pavyzdžiui, 10.00–10.45 val. Be to, verta pabandyti daryti drastiškai trumpesnius susitikimus – kartais reikalai gali išsispręsti ir greičiau, nei per valandą ar kelias. Variacijų yra daug, ir jau pati organizacija turėtų nusistatyti savo darbuotojams tinkamiausias taisykles“, – pabrėžia laiko planavimo ekspertė D. Daugvilaitė-Zubcovė.