Komandiruotės ir jų skaičiavimas. Kaip neapsigauti?

Valstybė aiškiai reglamentuoja komandiruočių, verslo kelionių ir net vadinamųjų „darbostogų“ tvarką: kiek laiko kitoje šalyje galima būti išvykus darbuotojui (dažniausiai taikoma 180 dienų riba, neskaičiuojant kelionės dienų), po kokio laikotarpio keičiasi mokesčių mokėjimo taisyklės, kurioje šalyje darbdavys turi deklaruoti ir mokėti pajamų mokesčius už darbuotoją. Tokia tvarka reikalauja nuosekliai sekti komandiruočių datas, kelionių tikslus ir trukmę, nes nesilaikant reikalavimų gali tekti mokėti mokesčius ne Lietuvos, o kitos valstybės biudžetui.

Reklama

Papildomą iššūkį kelia ir Lietuvos Vyriausybės nustatyti dienpinigių dydžiai: kiekvienai šaliai yra galiojantis atskiras tarifas, todėl buhalteriams tenka kruopščiai tikrinti, kurios šalies norma taikoma, o kokių dokumentų reikalauja vietos teisės aktai. Be to, yra taikomos skirtingos neapmokestinamų dienpinigių ribos, priklausomai nuo darbuotojo darbo užmokesčio (DU). Jeigu DU yra mažesnis nei 1,65 karto minimaliosios mėnesinės algos (MMA), dienpinigių dalis, viršijanti 50 proc. DU, apmokestinama gyventojų pajamų mokesčiu. Jei DU didesnis nei 1,65 karto MMA, tokiu atveju visas pagal šalies normą apskaičiuotas dienpinigių dydis nėra apmokestinamas. Svarbu įvertinti ir tai, kad viršijant nustatytą dienpinigių sumą, skirtumą gali tekti apmokestinti arba traktuoti kaip avansą būsimoms kelionėms.

Negana to, įmonė, siųsdama darbuotojus į komandiruotes, privalo parengti ir registruoti visą eilę dokumentų: išakymus dėl komandiruotės, nurodant konkrečią kelionės šalį, tikslą ir trukmę, darbuotojo sutikimą vykti į komandiruotę bei gauti atitinkamą dienpinigių dydį, sutikimą dėl to, kada dienpinigiai turi būti išmokami (dar prieš kelionę ar kartu su atlyginimu). Po to dar rengiamos periodinės (mėnesinės ir metinės) ataskaitos, kurias įmonė turi deklaruoti. Visa tai tampa nemažu administraciniu iššūkiu, kai tenka derinti skirtingų šalių mokesčių normas, buhalterinę apskaitą, kelionės dienų sumavimą, valstybinėmis švenčių dienomis laikomas nedarbo dienas ir panašius niuansus.

Skirtingose sistemose laikomai informacijai neretai pritrūksta vientisumo – vienur kaupiamos komandiruočių datos, kitur – buhalteriniai duomenys, o dar kitur fiksuojamos kasdien patiriamos kelionės išlaidos. Tokia fragmentacija apsunkina darbą tiek personalo, tiek finansų skyriams. Rezultatas – vėluojančios arba netikslios išlaidų kompensacijos, painiavos dėl reikiamų deklaracijų, darbuotojų nepasitenkinimas, kai dienpinigiai išmokami ne laiku ar netiksliai apskaičiuoti, galų gale – rizika susidurti su mokestiniais patikrinimais ir baudomis.

„Cherry Team“ vadovas Gytis Paulavičius pabrėžia, kad toks administracinis krūvis gali tapti tikru išbandymu, jei įmonė vykdo daug tarptautinių projektų. „Kiekviena šalis gali nustatyti savas dienpinigių normas ar reikalavimus, todėl menkiausias neatitikimas gali turėti reikšmingų pasekmių tiek teisiniu, tiek finansiniu požiūriu. Dažniausiai pasitaikančios klaidos – netinkamai pritaikytos dienpinigių normos, neatnaujintos mokestinės taisyklės, pavėluotas išlaidų kompensavimas. Dėl to kenčia tiek darbuotojų pasitikėjimas, tiek įmonės reputacija,“ – aiškina jis.

Siekdamos išspręsti šiuos iššūkius, vis daugiau įmonių renkasi automatizuotus komandiruočių ir dienpinigių valdymo sprendimus. „Cherry Team“ siūlo centralizuotą platformą, kuri realiu laiku apdoroja visas išlaidas, leidžia suvesti kelionių dienas ir automatiškai paskaičiuoja priklausančius dienpinigius, atsižvelgiant į šalies tarifus ir darbuotojo DU koeficientus. Tokia sistema užtikrina, kad visi su kelione susiję duomenys būtų tikslūs, nuoseklūs ir greitai pasiekiami. „Cherry Team“ be jokio didelio vargo integruojasi su populiariausiomis buhalterinėmis programomis, todėl eliminuojama duomenų dubliavimo rizika. Taip išvengiama rankinio pildymo klaidų, o finansų skyrius iš karto mato, kokia suma realiai turėtų būti išmokama.

Darbuotojams taip pat palengvėja kelionės planavimas: jie iš anksto žino, kokias išlaidas gali deklaruoti, kokių dokumentų reikės, o sistemai automatiškai suskaičiavus dienpinigius, nebelieka neaiškumų dėl to, kiek bus išmokėta. „Pastebime, kad klientai labai vertina galimybę realiu laiku matyti ir faktines kelionės išlaidas, ir planuojamas. Tai padeda geriau valdyti biudžetą ir didina pasitikėjimą tarp vadovybės ir darbuotojų,“ – priduria G. Paulavičius.

Galų gale, sklandus komandiruočių planavimas ir tikslių dienpinigių užtikrinimas ne tik padeda laikytis darbo kodekso reikalavimų bei mokesčių įstatymų, bet ir teigiamai veikia įmonės mikroklimatą. Kai procesas yra aiškus ir paprastas, mažėja ir administracinė, ir psichologinė našta, o darbuotojai gali labiau susitelkti į komandiruotės tikslus. „Gerai sutvarkytas komandiruočių ir dienpinigių valdymas nėra vien formalumas – tai tiesiogiai susiję su įmonės veiklos efektyvumu, finansine drausme ir darbuotojų motyvacija. Investicijos į šiuolaikinius sprendimus atsiperka labai greitai, nes įmonei nebereikia gaišti laiko sudėtingam rankiniam administravimui, o darbuotojai jaučiasi užtikrinti, kad jų išlaidos bus apmokėtos sąžiningai ir laiku,“ – apibendrina „Cherry Team“ vadovas.