Paprasčiausias Toyota principas, kurį galima taikyti bet kuriame darbe

Kartais atrodo, kad visas „Toyota Production System“ – tai kažkoks industrinis mitas, egzistuojantis tik vadovėlių puslapiuose. Dešimtys principų, tūkstančiai puslapių analizės, procesų diagramos, kurių normalus žmogus turbūt net neatsivers. Bet yra vienas dalykas, toks paprastas, kad iš pradžių gali net nusijuokti: ar tikrai tai – rimtas metodas?

Reklama

Vis dėlto būtent šis principas, kai jį iš tiesų pritaikai, pradeda dirbti taip tyliai ir efektyviai, kad apie jį nebesinori diskutuoti teoriškai. Jis paprasčiausiai pradeda tvarkyti chaosą, kuris kitaip nuolat grįžta. Tas principas – „stoptinti“ problemą tada, kai ji atsiranda, ir ją išspręsti iš karto. Toyota tai vadina jidoka, bet iš esmės tai – senas, sveikas žmogiškas sprendimas: nepaleisk klaidos tolyn.

Ir jį gali taikyti bet kas: dizaineris, vadybininkas, mokytoja, programuotojas, net žmogus, kuris visą dieną laksto tarp susitikimų ir bando sutramdyti elektroninio pašto srautą.

Būtent apie šį paprastą Toyota principą, ir kodėl jis toks galingas, ši istorija.

Kodėl verta sustoti pačiu netinkamiausiu momentu

Jeigu kada teko dirbti su japonų kompanijomis (ar tiesiog stebėti jų darbą iš šalies), matyt žinote, kad žodis „stop“ čia turi visai kitą svorį. Tai nėra kaltinimas, ne signalas, kad kažkas sugriuvo. Greičiau – leidimas sau stabtelėti ir pasakyti: „Palauk, čia kažkas ne taip.“

Bet įsivaizduokite tą pačią sceną šiuolaikiniame biure. „Deadlainai” alsuoja į nugarą, kolegoms kažką žadėjote vakar, vadovai nori rezultatų dar vakar. Sustoti – atrodo beveik nuodėmė.

Tačiau Toyota principas yra kitoks. Jis sako: sustok dabar, nes vėliau problema kainuos daug daugiau. Kartais – ir nervų, ir laiko, ir reputacijos.

Bet svarbiausia – sustojimas duoda galimybę ištaisyti klaidą, kol ji dar maža. Dar neįsišaknijusi. Dar nesugadinusi viso projekto.

Ir tai keistai veikia. Dažniausiai – geriau, nei tikėtumeisi.

Reklama

Toyota požiūris: ne efektyvumas, o aiškumas

Apie Toyota principus rašoma daug, bet neretai pametama esminė jų dvasia: efektyvumas nėra tikslas. Tikslas – aiškumas. Kol komanda aiškiai mato, kas vyksta, sprendimai priimami greičiau, klaidos užfiksuojamos anksčiau, o rezultatai – stabilesni.

Ir čia į sceną įžengia mūsų paprastasis veikėjas – „stabdyk ir taisyk“.

Toyota gamyklose tai atrodo gana dramatiškai: kiekvienas darbuotojas turi teisę patraukti virvę, sustabdyti visą konvejerį, jeigu tik pamato problemą. Įsivaizduokite tokį pasitikėjimo lygį – paspaudei mygtuką ir milijonus kainuojanti sistema stoja. Ne todėl, kad tu svarbiausias, o todėl, kad maža klaida, šiandien palikta, rytoj kainuos daug brangiau.

Biure tai gali būti visai kas kita.

Gal el. laiške pamatei netikslų skaičių. Gal kolega ką tik nusprendė daryti projektą kryptimi, kuri, tavo nuomone, veda į aklavietę. Gal klientas prašo nesąmonės, bet niekas nedrįsta to pasakyti.

Tai ir yra akimirka patraukti tą nematomą virvę. Pasakyti garsiai: „Palaukime, čia kažkas nesueina.“

Ir taip, kartais tai erzina kitus. Kartais tai prailgina procesą. Bet beveik visada – apsaugo nuo žymiai didesnių problemų. Verslo perdavimas – kaip tinkamai sudaryti testamentą?

Kaip šį principą pritaikyti realiame darbe?

Toyota principas dažnai atrodo per tolimas – kaip kažkas, kas veikia pramonėje, bet ne ten, kur dirbame mes. Visgi jis turi keletą labai žemiškų formų.

1. Pastebėjai, kad kažkas negerai? Pasakyk iš karto

Tai nėra pretenzija kolegai. Tai investicija. Viena iš tų investicijų, kurios duoda grąžą labai greitai.

Jeigu prezentacijoje matai skaidrę su pasenusiais duomenimis, nepalik jos „vėlesniam“ pataisymui. Nes vėliau ta skaidrė gali atsidurti prieš klientą arba vadovą, ir tada jau bus per vėlu.

2. Nedelsk pataisyti mažų klaidų

Skamba banaliai, bet yra priežastis, kodėl Toyota gamyklose niekas neleidžia „greitai praleisti“ broko – nes brokas, paleistas į gamybos ciklą, virsta sistema.

Būtent sistema, ne viena klaida.

Projektų valdyme tai lygiai tas pats: viena pažadėta, bet negrąžinta užduotis tampa norma, paskui antra, trečia, ir galiausiai komanda ima „nepastebėti“ sisteminių problemų.

3. Aptarkite klaidas be kaltės paieškų

Tai dalis Toyota kultūros, kurią sunku nunešti į kitas organizacijas: kai kažkas sustabdo procesą, jis nėra laikomas „stabdžiu“. Atvirkščiai – žmogus laikomas atsakingu. Jis pastebėjo, jis sureagavo.

Galėtų daug kas pasimokyti.

Kodėl tai veikia geriau nei bet koks motyvacinis grafikas sienoje?

Gal todėl, kad yra labai žmogiška. Tik pažvelkite į žmonių elgesį. Mes puikiai pastebime klaidas, bet taip pat turime beveik instinktyvų norą jas ignoruoti. Tarsi trumpas elektros impulsas – matai klaidą, bet smegenys sako: „Vėliau.“

„Vėliau“ yra ta bedugnė, į kurią nugrimzta visos geros idėjos. Toyota principas mus priverčia veikti prieš šį instinktą.

Tai nėra lengva. Bet taip pradedi kurti darbo aplinką, kurioje aiškumas pakeičia spėliones, o skaidrumas – nuolatinę įtampą. Ir tai jau kur kas daugiau nei „efektyvumas“.

Taip, bet ar tai veikia ir kūrybiniame, neaiškiame darbe?

Čia gal ir svarbiausias klausimas. Nes kūrybinės industrijos, technologijų sektorius, net švietimas – tai sritys, kuriose niekas nevyksta taip nuosekliai, kaip automobilio surinkimo linijoje.

Ar tikrai galima sustabdyti chaosą taip, kaip tai daro gamyklose? Ironiška, bet chaose principas veikia dar geriau.

Programuotojai tai vadina „kokybės skolomis“. Dizaineriai – „apleistais kampais“. Žurnalistai – „paskutinės minutės skylėmis“. Akademikai – „pakabintomis hipotezėmis“.

Visi turi žodžius tam pačiam dalykui: klaidoms, kurios susikaupia, kai per ilgai ignoruojame smulkmenas.

Toyota principas tiesiog sako: ramiai, su pagarba – bet sustok tada, kai kažkas nebeveikia.

Ir tai yra žmogiškas, ne industrinis sprendimas. Darbodulys gali lemti motyvacijos trūkumą

Toyota dvasia mažose komandose: nuo startuolio iki mokyklos

Kuo mažesnė komanda, tuo labiau juntama kiekviena klaida.

Startuolyje vienas žmogus pamiršta atnaujinti sistemą – pusė komandos stoja.
Mokykloje vienas nesuderintas tvarkaraštis išbalansuoja dešimt mokytojų.
Reklamos agentūroje vienas klientui nepatikslintas sakinys virsta savaitės darbu.

Štai kur „stabdyk ir taisyk“ tampa vos ne gelbėjimosi ratu. Tai nėra perfekcionizmas. Tai – higiena.

Kaip rankų plovimas. Kaip durų užrakinimas išeinant. Kaip greitas žvilgsnis į veidrodį prieš svarbų susitikimą. Smulkmenos, kurios sutaupo daug streso.

Ką duoda šis Toyota principas po mėnesio (ir po metų)?

Pirma savaitė būna keista. Komanda nesupranta, kodėl visi taip dažnai sustoja. Kodėl iškeliamos problemos, kurios anksčiau buvo tyliai apeinamos.

Pirmas mėnuo atneša pirmą rimtesnį efektą: atsiranda daugiau pasitikėjimo. Žmonės ima kalbėti apie klaidas, kol jos dar nevirto dramomis. Savaitiniai susirinkimai trumpesni, nes nebereikia teisintis dėl to, kas buvo ignoruota.

Po metų – tai jau visai kita kultūra. 10 metų senumo Toyota, Honda ir Volkswagen

Viskas teka sklandžiau. Mažiau avarijų. Daugiau žinojimo, kas vyksta. Ir tokioje aplinkoje žmonės retai dega, retai susipyksta, retai bėga nuo atsakomybės.

Galima sakyti, kad Toyota principas ilgainiui pradeda veikti kaip trinties mažinimo sistema.

Ar tai tinka gyvenimui? Galbūt. Gal net daugiau, nei darbui

Nors tekstas apie darbą, sunku nepagalvoti apie platesnį taikymą. Kiek kartų ignoravome mažą signalą, kuris vėliau virto dideliu nemalonumu? Automobilio garselį, kurį „bent jau savaitę ignoruosiu“. Draugo komentarą, kuris atrodė keistas, bet nenorėjome klausti. Net tą stalčiaus kampą, kuris nuolat stringa, bet niekaip nepasirūpiname.

Kartais sustoti būtų išgelbėję kur kas daugiau, nei tik procesą. Remarketingo paslaugos

Trumpas grįžimas prie esmės: kodėl būtent šis, paprastasis Toyota principas?

Gal todėl, kad jis neperkrautas teorijomis. Ne reikalauja didelių investicijų. Nėra metodologija, kurią reikia įsiminti.

Tai tiesiog kasdienis sprendimas – pastebėti ir neignoruoti. Gal net– šiek tiek drąsos turėti.

Ir nors Toyota principas kilo iš pramonės, jis tinka bet kokiam darbui, kuris susideda iš mažų veiksmų, mažų sprendimų, mažų žingsnių.

Tai dauguma darbų. O dažniausiai – mūsų visų. D. Britanijos vartotojų asociacijos sprendimu, net 12 TOYOTA modelių pateko į „Best Buy“ rekomendacijų sąrašą