Statistika atskleidžia, jog net 62 % Lietuvos įmonių vis dar dirba su Excel: ką prarandame be verslo valdymo sistemos?

Pastaraisiais metais skaitmenizacija Lietuvoje sparčiai augo. Daugėja verslo valdymo programų, ERP sprendimų, duomenų analizės įrankių, tačiau statistika rodo, kad vis dar reikšminga dalis įmonių pasikliauja tradiciniais ir dažnai nesaugiais bei neefektyviais sprendimais.

Reklama

Teigiama, kad net apie 62 % Lietuvos įmonių vis dar vykdo pagrindinius verslo procesus naudodamos Excel lenteles. Šis skaičius atskleidžia, kad daugelis verslų ignoruoja technologines galimybes, nors būtent jos gali suteikti realų konkurencinį pranašumą.

Toks elgesys sudaro pagrindą stagnacijai: duomenys pasensta, klaidos – neišvengiamos, o augimo galimybės – ribotos. Be stabilios, centralizuotos verslo valdymo sistemos, įmonė negali efektyviai planuoti, valdyti išteklių ar reaguoti į rinkos pokyčius.

Šiame straipsnyje skaitysite:

• Kaip duomenų išskaidymas, klaidos ir saugumo trūkumas riboja efektyvumą ir stabdo plėtrą.
• Kokią vertę sukuria centralizuota ERP sistema.
• Kodėl etapinis ERP diegimas yra efektyviausias modelis Lietuvos verslams.

Kaip Excel valdymas riboja verslo efektyvumą?

Nors Excel ilgą laiką buvo patogus ir lankstus įrankis mažoms įmonėms, tačiau augant procesų sudėtingumui jis tampa realia kliūtimi verslo plėtrai. Didėjantis duomenų kiekis, skyrių tarpusavio priklausomybė ir poreikis greitai priimti sprendimus reikalauja sprendimų, kurie būtų tikslesni, greitesni ir saugesni nei atskiri failai. Kai įmonė pasiekia tam tikrą apimtį – Excel nebespėja kartu su verslo tempu, o tai lemia klaidas, informacijos chaotiškumą ir neefektyvų darbą.

Duomenų saugumo ir konsistencijos problemos

Kai verslo informacija kaupiama Excel failuose – dažnai ji saugoma dešimtyse skirtingų kopijų, siunčiama el. paštu, lieka neversijuojama. Tokiu atveju kyla pavojus: netinkamas prieigos valdymas, atsitiktinis perrašymas, netyčiniai pakeitimai. Visa tai gali sukelti rimtų klaidų finansuose, sandėlyje ar pozicijose.

Centralizuota verslo valdymo sistema, pvz. Labbis ERP sistemos, išsprendžia šias problemas: duomenys saugomi vienoje bazėje, su prieigos kontrolėmis, automatinėmis atsarginėmis kopijomis ir istorijos versijavimu.

Kodėl vienas tvirčiausių pasirinkimų skaitmenizacijos keliui Lietuvoje yra „Labbis“, ypač turint omenyje faktą, kad net 62 % įmonių vis dar dirba „Excel“. Tokia praktika mažina duomenų tikslumą, apsunkina sprendimų priėmimą ir ilgainiui kainuoja brangiau nei pati sistema.

„Labbis“ optimizuojamos sistemos leidžia efektyvinti procesus, centralizuoti duomenis ir sumažinti žmogiškųjų klaidų riziką. Ekspertai dažnai rekomenduoja vadovams pirmiausia skaitmenizuoti būtent personalo ir finansų valdymą, nes šie du segmentai greičiausiai grąžina investiciją.

Reklama

Laiko ir produktyvumo nuostoliai

Rankinis duomenų suvedimas, kopijavimas tarp failų, ataskaitų ruošimas – visa tai atima daug darbo laiko. Kiekvienas naujas užsakymas, kiekviena sąskaita, inventorizacija – reikalauja žmogaus įsikišimo. Dėl to darbuotojai praleidžia didžiąją dalį savo darbo laiko tvarkydami dokumentus, o ne kurdami vertę. Verslo valdymo sistema leidžia automatizuoti daugelį procesų, sumažinti rankinių veiksmų skaičių ir leisti komandai orientuotis į strateginius darbus.

Klaidų, neefektyvumo ir dubliavimų rizika

Kai duomenys nėra centralizuoti – lengva prarasti apskaitos tikslumą, persidengs sandėlio likučiai, pardavimai gali vykti su neaktualiomis kainomis ar sandėlio likučiais. Didėjant užsakymų kiekiui – klaidų tikimybė auga proporcingai. Praradimai gali būti materialūs: neteisingos sąskaitos, prarasti sandoriai, klientų nepasitenkinimas. Tokie incidentai kenkia reputacijai ir verslo augimui.

Ribotas augimo ir skaidrumo potencialas

Be verslo valdymo sistemos sunku tiksliai matuoti įmonės pajėgumą, planuoti plėtrą, optimizuoti išteklius ar analizuoti pelningumą. Be tikslių duomenų negalima priimti strateginių sprendimų, tik spėliones. Įmonės, kurios laikosi Excel rutinos, dažnai lieka tokios pačios apimties, nesugebėdamos realiai suplanuoti ir valdyti augimo.

Ką gali suteikti ERP sistema?

Įmonėms, kurios siekia efektyvumo ir augimo, ERP sistema siūlo:

• Vieningą, saugią duomenų bazę: visos funkcijos, nuo finansų iki sandėlio ir pardavimų, veikia tame pačiame sistemos branduolyje;
• Automatizuotus procesus: sąskaitų išrašymas, sandėlio apskaita, ataskaitos, inventorizacija ir pan.;
• Realiojo laiko duomenis ir rodiklius: vadovybė mato operacijų pulsą, atsargas, pardavimus ir finansus vienu metu;
• Didinantį darbuotojų produktyvumą: mažiau laiko dokumentams, daugiau – verslo kūrimui ir plėtrai;
• Aiškesnę atskaitomybę ir skaidrumą: mažesnė klaidų rizika, mažiau praradimų, lengvesnis augimas;
• Galimybę plėstis: su tiksliomis ataskaitomis, didėjančia operacijų apimtimi ir automatizacija, augimas tampa valdomas ir prognozuojamas.

Tokios sistemos naudojimas ne tik sumažina kasdienes operacijų naštas, bet ir leidžia įmonėms valdyti duomenis kaip strateginį turtą, o ne chaotišką informacijos virtinę.

Kada Excel tampa stabdžiu?

Excel ilgą laiką buvo greitas, paprastas ir prieinamas sprendimas mažoms įmonėms, tačiau augant klientų skaičiui, didėjant sandėlio apimtims ir daugėjant duomenų – šis įrankis nebeatitinka šiuolaikinio verslo poreikių.

Kūrybiškas Excel naudojimas gali padėti trumpuoju laikotarpiu, bet ilgalaikėje perspektyvoje tai tampa kliūtimi matyti bendrą vaizdą ir augti tvariai. Bet kuri įmonė, kuri savo pagrindines funkcijas vis dar remia į Excel, turėtų sąmoningai įsivertinti, ką ši praktika kainuoja – ne tik laiką, bet ir pinigus bei reputaciją.

Ekspertų analizės rodo, kad nors skaičiuoklės (pvz., Excel) tinka pradinei verslo fazei, augant duomenų kiekiui, procesų kompleksiškumui ir informacijos sistemų poreikiui – jos dažniausiai nebeatlaiko reikalavimų. Tai vertinama kaip pagrindinis veiksnys, kuris skatina įmones pereiti prie ERP ar specializuotų verslo valdymo sistemų.

Kodėl reikalingas objektyvus dabartinės situacijos vertinimas

Pirmasis žingsnis link efektyvesnių procesų – aiškiai pamatyti dabartinius nuostolius. Norint suprasti, ar Excel jau tapo stabdžiu – verta išanalizuoti, kiek laiko darbuotojai praleidžia tvarkydami duomenis, kiek klaidų kartojasi kas mėnesį ir kiek užduočių vėluoja dėl nepatikimos informacijos. Įsivertinus šiuos rodiklius paaiškėja, kad problema yra ne darbuotojai, o įrankiai, kuriuos jie priversti naudoti.

Daugelyje Lietuvos įmonių panaši analizė atskleidžia, kad realus prarastas laikas matuojamas dešimtimis valandų per savaitę, todėl perėjimas prie verslo valdymo sistemos, tokios kaip ERP, nėra tik technologinis atsinaujinimas. Tai investicija, kuri pradeda taupyti laiką nuo pirmos dienos.

Kaip lyginant Excel su ERP atsiskleidžia tikrasis skirtumas

Vien išbandyti ERP sprendimą gali pakakti, kad direktoriai, finansų vadovai ar sandėlio komandos pamatytų, kokie riboti yra Excel failai. ERP sistemos užtikrina tikslumą, realaus laiko duomenis ir automatinius skaičiavimus. Tuo tarpu Excel reikalauja nuolatinio žmogaus įsikišimo.

Kokį pokytį pamatysite išbandę ERP?

• Užsakymų apdorojimas tampa greitesnis, nes sistema pati sinchronizuoja duomenis tarp skyrių.
• Klaidų sumažėja, nes fiksuoti, kopijuoti ar skaičiuoti ranka nebereikia.
• Ataskaitos generuojamos per kelias sekundes, o ne per kelias valandas.
• Sandėlio likučiai tampa tikslūs, nes jie atnaujinami automatiškai.
• Vadovybė mato vieningą vaizdą be papildomo derinimo su kitais skyriais.

Šie pavyzdžiai atskleidžia, kaip net vienos savaitės ERP testavimas parodo milžinišką procesų skirtumą.

Kodėl ERP diegimą verta planuoti etapais?

Daugelis Lietuvos verslų daro klaidą manydami, kad ERP diegimas – tai didžiulis vienkartinis projektas. Iš tikrųjų sėkmingiausios įmonės renkasi etapais pagrįstą modelį, kuris leidžia pokyčius atlikti sklandžiai ir be streso.

Etapinis diegimas sumažina riziką ir leidžia pamatyti naudą greičiau

Pirmiausia pasirenkama ta sritis, kuri šiandien įmonėje kelia daugiausia problemų. Dažniausiai tai:

• finansai (chaotiška apskaita, daug rankinių įrašų, klaidos ataskaitose);
• sandėlis (neatitinkantys likučiai, dubliuojami užsakymai, prastas matomumas);
• pardavimai (rankinis susirašinėjimas, paini kainodara, neaiški klientų informacija).

Įdiegus pirmąjį modulį – verslas paprastai jau mato pokyčius: sumažėjusias klaidas, greitesnius procesus, tikslesnę informaciją. Tai sukuria vidinį pasitikėjimą pokyčiu ir leidžia lengviau tęsti kitus etapus: gamybos valdymą, personalo modulius, pirkimų automatizaciją.

Kodėl etapinis diegimas efektyviausias Lietuvos rinkoje?

Lietuvos verslai dažnai turi ribotus resursus: tiek žmogiškuosius, tiek finansinius. Nuoseklus diegimas leidžia:

• išvengti didelių vienkartinių investicijų;
• suteikti darbuotojams laiko prisitaikyti prie naujų procesų;
• matyti naudą „čia ir dabar“, o ne tik projekto pabaigoje;
• tiksliai įvertinti, kurie moduliai atneš didžiausią vertę.

Tokiu būdu ERP projektas tampa ne rizikinga reforma, o sklandus ir logiškas pokytis, atnešantis rezultatų nuo pirmųjų savaičių.

Excel sprendimas šiandien kainuoja daugiau nei ERP rytoj

Kuo ilgiau įmonė remiasi Excel, tuo labiau didėja paslėpti nuostoliai: prarastas laikas, netikslūs duomenys, praleistos galimybės ir augantys operaciniai kaštai. ERP diegimas atveria kelią tikslesnei veiklai, skaidresniems procesams ir valdomam augimui.

Įmonei, kuri šiandien svarsto pokytį, didžiausia klaida – ne neteisingai pasirinkta sistema, o sprendimo atidėliojimas. ERP sistemos leidžia pradėti nuo mažų žingsnių, augti kartu su įmone ir suteikti verslui tai, ko Excel suteikti negali – stabilumą, tikslumą ir aiškų matymą, kur link juda verslas.